Adress-Etiketten

Etiketten mit LibreOffice

Ziel: Etiketten mit verschiedenen Adressen aus einem Adressbuch füllen.

Zielgruppe: LibreOffice-Anwender

Motivation: Da ich keine wirklich brauchbare Anleitung gefunden habe, zeige ich hier, wie mit verschiedenen Adressen Etiketten gedruckt werden können.
Gerade beim Versenden von Weihnachtspost, könnte dass eine Hilfe sein.

Bonus: Für die Ungeduldigen, die ganze Anleitung sehen Sie unten im Video.

Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen

  • Eine existierende Adressdatenbank, die „wohlgeformt“ ist, also mit sauberen Syntax
  • Eine bestimmte Etikettengröße
  • LibreOffice in einer aktuellen und vollständigen „stable Version“
  • LibreOffice inklusive libreoffice-base und libreoffice-base-core

Adressdatenbank

Als Adressdatenquelle kann jede Tabelle, Thunderbird-address-book oder Datenbank wie MySQL und ähnliches genutzt werden.
In meinen Beispiel nehme ich zwar ein Thunderbird-„Persönliches Adressbuch“, aber da ich das Adressbuch bereinigen möchte, exportiere ich es in eine CSV-Datei, also eine Komma-separierte-Variablen-Datei.
Dann öffnete ich die Datei in „LibreOffice Calc“ und setzte auf die Spaltenbeschriftungen den Auto-Filter. Die unnützen Spalten wurden gelöscht. Nun konnte ich alle Kontakte ohne Nachnamen, Strasse, Postleitzahl und Ort herausfiltern und löschen. Wenn der Vorname oder die Hausnummer fehlen, sollte dass die Zustellung nicht behindern.
Zum Schluss kann die Datei auch als „Persönliches Adressbuch.ods“ abgespeichert.

„Wohlgeformte“ Tabelle

So, das ist der neuralgische Punkt. Wenn die Tabelle keine sauberen Einträge besitzt, schlägt alles fehl.
Folgendes ist zu beachten:

  • Keine Punkte und/oder Leerzeichen in den Tabellenspaltenüberschriften
  • Keine Leerzeilen
  • Keine Umlaute in verschiedenen Zeichensätzen, dann besser durch „Suchen und Ersetzen“ die Umlaute ausschreiben lassen; ae, oe, ue und ss
  • Vorangestellte Null in der Postleitzahl, wie „01589 Riesa“ wird erreicht, durch Formatierung der PLZ-Spalte als „Text“ und nicht als Zahlen
  • Am Besten keine Satzzeichen in den Datenfelder

Das Problem mit den Umlauten, tritt meines Wissens nur bei „Windows“ auf. Microsoft hat es nach über 25 Jahren immer noch nicht geschafft, den internationalen Zeichensatz UTF-8, also den Unicode-Zeichensatz, durchgängig zu implementieren.

Datenbank anmelden

  • „LibreOffice Writer“ öffnen
  • Menü „Extras“ -> „Adressbuchquelle…“ -> Popup-Fenster „Vorlagen Adressbuchzuweisung“ öffnet sich
  • Im Poup-Fenster Schalter „Zuordnen“ anklicken
  • In der Auswahl zwischen „Firefox“, „Thunderbird“ und „Andere externe Datenquelle“ wähle ich in diesem Beispiel letzteres aus
  • Bestätigung mit dem Schalter „Vor >“
  • Im nächsten Fenter den Schalter „Einstellungen“ betätigen
  • Nun erscheint die Auswahlmöglichkeit der Adressquellenart, hier „Tabellendokument“ auswählen
  • Mit Schalter „Vor >“ die Auswahl übernehmen
  • Jetzt mit „Durchsuchen…“ die Datenbank im Dateimanger / Filemanager / Filebrowser auswählen
  • Die Verbindung sollte unbedingt getestet werden mit „Verbindung testen“
  • Mit dem Schalter „Fertigstellen“ ist die Datenbank angemeldet
  • Und schon kann mit dem Schalter „Feldzuordnung“ eben diese beginnen
  • In der Feldzuordnung muss bei mehreren angemeldeten Datenquellen die benötigte ausgewählt werden
  • Genauso, wenn die Datenquelle mehrere Tabellen beinhaltet, die einzige richtige auswählen
  • Aber jetzt steht der Zuordnung nichts mehr im Wege
  • Das Ganze mit dem Schalter „OK“ und im nächsten Fenster mit „Fertigstellen“ beenden und auch das darunter liegende Popup-Fenster schließen
  • Es geht weiter mit der Etiketten-form

Etiketten-Dokument

Jetzt werden die Etiketten erstellt. In meinem Beispiel habe ich mich für „Avery-Zweckform 4781“ entschieden.
Das Dokument wird in „LibreOffice Writer“ wie folgt zusammengestellt.

Die Beschriftungen

Das Titelbild des Beitrages gehört zu diesem Abschnitt.

  • Menü „Datei“ -> Submenü „Neu“ -> Punkt „Etiketten“
  • Ein Popup-Fenster „Beschriftungen“ öffnet sich mit dem Tab „Beschriftung“
  • Auf der rechten Seite wird die Datenbank angebunden mit der Beispiel-Datenquelle
  • Datenbank: Adressen
  • Tabelle: Persönliches Adressbuch
  • Datenbankfeld: Hier sollte in der richtigen Reihenfolge jeweils ein Feld ausgesucht werden
  • Das Feld wird mit Pfeil nach links in dem mittleren Quadrat nach links in das Feld „Beschriftungstext:“ verschoben
  • Nachdem alle Felder in der richtigen Reihenfolge verschoben wurden, wird formatiert
  • Zeilenumbruch mit der -Taste nach Vornamen und Nachnamen
  • Zeilenumbruch nach Strasse und Hausnummer
  • Leerzeichen zwischen den Vor- und Nachnamen
  • Leerzeichen, wenn notwendig, zwischen Strasse und Hausnummer
  • Leerzeichen zwischen Postleitzahl und Ort
  • Das Format ist „Tabelle“, sonst erscheint nicht die gewünschte Marke oder/und Typ; „Fortlaufend“ ist für sogenanntes „Endlospapier“
  • Nun die Auswahl der „Marke:“ und des „Typ:“
  • Nicht vergessen in diesem Fenster auf den Tab „Optionen“ noch zu wechseln
  • Dort den Radio-Button „Inhalte synchronisieren“ aktivieren, auch wenn es mehrere Adressen sind!
  • Das Ganze mit „Neues Dokument“ abschließen

Das Dokument

Im Anschluss an die „Beschriftungen“, wird automatisch das Dokument mit den Feldnamen erstellt.
Bevor die Variablen geholt werden, kann nun noch die Formatierung in der ersten Zelle vorgenommen werden. Also die Schriftart, Schriftgröße und andere Einstellungen des Zeichen- und Absatzformates.
Mit dem Schalter „Etiketten synchronsieren“ werden diese Format auf alle Zellen übertragen.
Zum Verlassen der Entwurfform in der letzten oberen Symbollesite, dort wo „-1“ steht den gleich rechts stehenden Pfeil nutzen um in das fertige Dokument zu gelangen.
Nun bleibt nur noch die Variablen aus der Adressbuchquelle einzutragen mit Klick auf das Symbol „Individuelles Dokument berabeiten“. Das Symbol liegt gleich rechts neben „Empfänger ausschließen“.
Es bleibt noch das Dokument zuerst speichern, dann als PDF drucken und zum Schluß auf die vorgefertigten Etiketten zu drucken.
Geschafft.

Video

Wie immer, das Video ist in Echtzeit und ohne Manipulationen.

Hilfestellung

Zu viele oder falsche Adressdatenquellen angelegt? Löschen geht unter:

  • LibreOffice Hauptmodul öffnen
  • Menü „Extras“ -> Optionen -> LibreOfficeBase -> Datenbanken
  • Rechte Seite zeigt die angemeldeten Datenbanken und diese können nun bei Bedarf gelöscht werden

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