Thema: Die Funktion "Serienbrief" in Libre-Office nutzen Zielgruppe: Dokumenten-Ersteller Motivation: Alltagsaufgaben automatisieren
Inhaltsverzeichnis
Voraussetzungen
Die Grundlagen für einen Serienbrief sind:
- Eine Kundenliste in Form einer Tabelle
- Der Brief selber
Für dieses Tutorial nutze ich LibreOffice 7.4.3.2.
Kundenliste
Die Kundenliste kann eine selbst erstellte Tabelle sein oder eine Exportdatei zum Beispiel aus dem E-Mail-Programm „Thunderbird“.
Freundlichkeit, Höflichkeit und soziales Verhalten haben es heutzutage sehr schwer. Trotzdem sollte zumindest eine vernünftige Anrede Bestandteil der Liste sein.
- Frau
- Herr
- Familie
- Firma
- Dr.
Eine personalisierte Anrede im Brief benötigt noch die Unterscheidung zwischen männlich und weiblich, wobei alle Geschlechter weiblich sind aus dem Herrn und zum Teil Dr.. Also Frau, Familie, Firma, Erbengemeinschaft, Grundstückseigentümer und so weiter sind alle weiblich.
Wer aber „modern“ ist und die Genderisierung bevorzugt, kann keine vernünftige Anrede zu den hunderten Geschlechtermöglichkeiten finden. Denn eine Ansprach wie „Drittes Geschlecht Müller, „, wird vermutlich noch mehr Unmut verursachen.
Brief
Eine Vorlage für einen „ordentlichen“ Brief ist der frei zugängliche Dr.-Grünert-Brief, eine Alternative zum geschützten Dr.-Grauert-Brief. Der Dr.-Grünert-Brief entspricht weitestgehend den Normen der deutschen DIN-ISO 10561 und der internationalen ISO/IEC 10561 (1999-05).
Wer den Serienbrief als E-Mail versenden möchte, kann in sinnvoller Weise keine Bilder integrieren.
Erstellung
Folgende Vorgehensweise ist empfohlen.
- Mit LibreOffice Writer den vorgefertigten Brief öffnen
- Menü Extras anwählen und dort den Serienbrief-Assistent anklicken
- Im folgenden Dialogfenster ist auf der linken Seite die Reihenfolge der Erstellung des Serienbriefes ersichtlich und rechts die aktuelle Aufgabe
- Da der Brief schon geöffnet ist, kann hier einfach Aktuelles Dokument verwenden ausgewählt werden
- Der darunter liegende Schalter Datenbank austauschen... ist auch dafür, dass überhaupt eine Datenbank angegeben wird
- Die Datenbank, also unsere Kundenliste, wird im selbigen Dialog über den Schalter Durchsuchen... im Dateimanager ausgewählt
- Die Kundenliste erhält nun einen Kategorienamen, der derselbe ist wie der Name der Kundenliste und in dieser Kategorie liegt dann unsere Kundenliste
- Über den Schalter Festlegen kann nun das Dialogfenster Datenbank austauschen geschlossen werden
- Jetzt ist wieder das Dialogfenster Ausgangsdokument wählen ersichtlich
- Weiter geht es mit dem Schalter Vor >
- Jetzt wird das Dialogfenster Dokumenttyp wählen angezeigt
- Also soll es ein Serienbrief als Brief im klassischen Sinne sein oder jeweils eine E-Mail-Nachricht
- Bei Auswahl des klassischen Briefes sind nun die variablen Felder einzugeben und den Feldern der Kundenliste zuzuordnen, das ist wohl für die meisten Anwender der schwierigste Punkt, da nicht vorhersehbar ist, welche Felder benötigt werden und erst recht, wenn die Kundenliste andere Feldnamen und Zuordnungen nutzt, als die nun vorgegebenen
- Wenn die Aufgabe im Punkt 13. Sie überfordert, dann kontaktieren Sie mich, siehe Impressum oder hier am Ende dieses Beitrages über den Schalter Kommentar
- Weiter geht es mit dem Schalter Vor >
- Nun wird das Dialogfenster „Briefanrede erstellen“ gezeigt
- Es wird einem recht einfach gemacht, entweder übernimmt man die Vorgabe „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder weitere Vorgaben oder es kann aus der Kundenliste ein geschlechtsspezifischer Marker genommen werden und es wird damit eine personalisierte Anrede erstellt
- Also weiter geht es mit dem Schalter Vor >
- An letzter Stelle werden die Positionen für den Adressblock und die Anrede eingestellt, wer clever ist, benutzt Fensterbriefumschläge und spart sich die Etikettierung des Kuvert
- Zum Schluss steht der Schalter Fertigstellen für die abschließenden Eintragungen der Variablen-Felder
- Es erscheint nun eine neue Symbolleiste über dem Dokument, aber unterhalb der Formatierungsleiste
- Mit den neuen Symbolen hat man die Möglichkeit behutsam Korrekturen vornehmen
- Mit dem Zählwerk links in der neuen Symbolleiste, wird das Ergebnis des bisherigen Dokumentes überprüft
- Hinweis: wenn das Dokument bisher in Ordnung ist, sollte es erstmal mit dem Schalter Serienbriefdokument speichern abgespeichert werden, bevor es in den Druck geht oder per E-Mail weiter gesendet wird
- Ab jetzt ist es Ihrer Fantasie überlassen, was Sie mit diesem Dokument anstellen
Bemerkungen
Eine allumfassende Anleitung kann es an dieser Stelle nicht geben, da ich hier auf alle Möglichkeiten, Stolpersteine und weitere notwendige Hinweise nicht eingehen kann, da es den Rahmen sprengen würde. Allein schon, dass für den E-Mail-Versand gültige und wohlgeformte E-Mail-Adressen in der Kundenliste angelegt sein müssen. Sonderzeichen, Leerzeichen, Bindestriche, Doppelnamen sind weitere wichtige Punkte für eine Überprüfung der Kundenliste vor dem Erstellen des Serienbriefes. Unter Windows kommt erschwerend der lokale US-Zeichensatz ANSI dazu, in dem Namen mit Zeichen außerhalb dieses Zeichensatzes falsch dargestellt werden. Also als ersten Schritt den Windows-Computer und die notwendigen Programme auf den internationalen Zeichensatz UTF-8 einstellen. Beispielsweise bei CSV-Dateien, Tabellen die Komma oder Tab separiert sind, muss der Windows Editor oder auch Notepad, ebenfalls auf UTF-8 umgestellt werden, ansonsten erhalten Sie einen Zeichensalat.
Download
Dr.-Grünert-Brief
Der Download gelingt leider nicht im aktuellen Mozilla Firefox, sondern nur mit Webbrowsern der Blink-Rendering-Engine, also Chromium, Google Chrome, Windows Edge und so weiter.
https://www.heise.de/ct/02/10/links/200.shtml